EIN sin SSN: cómo se obtiene de verdad

Por qué el formulario en línea no te sirve

El IRS pone dos condiciones para usar su herramienta en línea, y hay que cumplir las dos: que quien solicita tenga el SSN o el ITIN del responsable de la entidad, y que el domicilio principal del negocio esté en Estados Unidos o en sus territorios.

Aquí está el malentendido que cuesta semanas. Mucha gente tramita un ITIN convencida de que con eso ya podrá usar el formulario en línea. No es así. Si tu negocio opera desde Bogotá, Medellín o cualquier lugar fuera de Estados Unidos, la segunda condición te deja fuera igual, tengas ITIN o no.

La herramienta tampoco perdona: la solicitud se completa en una sola sesión, expira a los quince minutos de inactividad, y el IRS emite un solo EIN por responsable al día. Todo eso está en la página del IRS sobre el EIN.

Quién es el “responsible party” y por qué importa

El IRS lo define como quien posee o controla la entidad y maneja, directa o indirectamente, sus fondos y activos. Y pone un límite que se pasa por alto con frecuencia: tiene que ser una persona, no una empresa. La única excepción son las entidades de gobierno.

También prohíbe de manera expresa la figura del nominee, esa persona con autoridad limitada que solo aparece para constituir. El IRS dice, en responsible parties and nominees, que un nominee no puede solicitar el EIN y no debe figurar en el formulario SS-4.

Esto importa más de lo que parece. Si pones a un tercero para agilizar el trámite, el EIN queda vinculado a la persona equivocada desde el primer día, y corregirlo después es una carta al IRS y varias semanas de espera.

Las tres vías que sí funcionan

Quien no puede usar el formulario en línea tiene tres caminos. Estos son los tiempos que el propio IRS publica.

Cómo se llena el SS-4 cuando no tienes SSN

La línea 7b es la que frena a todo el mundo, y la instrucción del IRS es literal: si el responsable no tiene y no puede obtener un SSN o un ITIN, se escribe la palabra “foreign”. No se deja en blanco, no se inventa un número, no se pone el número de pasaporte ni la cédula.

En la línea 7a va el nombre de esa persona, la misma que cumple la definición de responsable. El formulario se firma; una solicitud sin firma se devuelve.

El resto del formulario se diligencia según las instrucciones oficiales, que también existen en español en la versión en español de esas instrucciones. Vale la pena leerlas antes de enviar nada: la mayoría de los rechazos son campos mal entendidos, no errores de fondo.

Antes de pedirlo, la empresa tiene que existir

Este es el error más caro y el más común: solicitar el EIN antes de que el estado emita los Articles of Organization.

El orden correcto es uno solo. Primero se radica la constitución ante el Estado de Florida. Después el estado emite los Articles sellados, lo que en Florida normalmente ocurre dentro de las dos semanas siguientes. Y solo entonces, con la entidad ya existente, se solicita el EIN.

Invertir ese orden no acelera nada. Produce un EIN vinculado a una entidad que el estado todavía no ha creado, y ese desajuste sale a la luz justo cuando más estorba: al abrir la cuenta bancaria.

Cuánto cuesta: nada

El IRS lo dice sin rodeos en su propia página: nunca tienes que pagar una tarifa por un EIN. Y añade una advertencia dirigida a los sitios que cobran por él: desconfía de los sitios web que cobran por un EIN.

Lo repetimos nosotros, que cobramos. Lo que cobramos no es el EIN: es el trabajo de diligenciar el SS-4 sin errores, presentarlo por la vía que corresponde a tu caso, y responder al IRS si pide algo más. Ese trabajo tiene valor o no lo tiene, y esa es tu decisión, no la nuestra. Pero el EIN en sí es gratuito, y cualquiera que te sugiera lo contrario te está cobrando por algo que no existe.

Si prefieres hacerlo por tu cuenta, todo lo que necesitas está en las páginas del IRS enlazadas en esta guía. No hay un secreto detrás.

Errores que cuestan semanas

• Poner una empresa como responsable en vez de una persona.
• Usar un nominee, que el IRS prohíbe expresamente.
• Dejar la línea 7b en blanco o escribir un número de pasaporte donde va la palabra “foreign”.
• Solicitar el EIN antes de que el estado emita los Articles of Organization.
• Enviar la solicitud dos veces por impaciencia, y terminar con dos EIN para una sola empresa.
• Pagar por “trámite urgente” a quien no puede acelerar nada: los tiempos los fija el IRS.

EIN, ITIN y SSN no son lo mismo

Los tres son números de identificación tributaria en Estados Unidos y ahí termina el parecido.

Tu LLC necesita un EIN. Tú, como dueño, puedes llegar a necesitar un ITIN según tus obligaciones, pero eso es una pregunta distinta y no bloquea la constitución de la empresa.

Lo que hacemos nosotros

Nosotros diligenciamos el SS-4, lo revisamos antes de enviarlo y lo presentamos por la vía que corresponde a tu caso. Si el IRS pide algo más, respondemos nosotros. Los plazos no los ponemos nosotros: son los de la tabla de arriba, y es el IRS quien los mueve.

Constituimos únicamente en Florida y tramitamos el EIN como parte de los tres paquetes. Si Florida no es el estado que te conviene, te lo decimos antes de cobrarte.